Kommuner som har testet GiMening™, har satt ned en tverrpolitisk arbeidsgruppe. Slik sikres nøytrale spørsmål - uten partipolitiske slagsider. Med utgangspunkt i ett «tema». (Feks. Korona-situasjonen) finner arbeidsgruppen 3-5 spørsmål. Gode spørsmål kan ofte knyttes til aktuelle saker som allerede diskuteres i lokalsamfunnet, eller det kan være saker som skal opp til politisk behandling i nær fremtid. Gode spørsmål kan også være kuriøse og hyggelige. Dårlige spørsmål er upresise, ledende eller forutsetter kunnskaper folk ikke har. Arbeidsgruppen kan lage én spørsmålsrunde - eller flere, som kan distribueres via systemets kalenderfunksjon.
Arbeidsflyten i GiMening™
GiMening™ er brukervennlige verktøy og metoder som styrker dialogen mellom folk og folkevalgte.
2
Spørsmålene distribueres via GiMening-programvare i skyen, og med ordføreren som avsender.
Spørsmålene skrives inn i systemets spørmål-generator, og blir deretter distribuert til respondentene. Spørsmål kan gå ut til alle respondentene i et utvalg, eller til spesifikke målgrupper innenfor utvalget. Et utvalg består av de personene som er villige til å være med i dialogen og som laster ned GiMening-appen™. Ordføreren er avsenderen - på vegne av de folkevalgte. Vårt pilot prosjekt viste at over 70% av respondentene var positive til å kunne kommunisere direkte med ordføreren. Spørsmålene fra ordføreren distribueres på den datoen, og til det klokkeslettet som settes i systemets kalenderfunksjon. Respondentene er sikret 100% anonymitet.
Spørsmålene distribueres til respondentenes smart-telefoner via «GiMening-appen™». For respondentene er det trygt, kjapt og enkelt å svare på spørsmålene. Jobben gjøres på ett minutt eller to. Respondentene, får automatisk en «takk for at du deltok-hilsen» fra Ordføreren. De som deltar i spørsmålsrunden, får innsyn i dataene - underveis og etter at spørsmålsrunden er avsluttet (vanligvis etter 48 timer). Vår pilotprosjekt viste at brukerne synes det var interessant å følge med underveis i en spørsmålsrunde.
Tilbakemeldingene fra responderes registreres på «GiMening-serveren». Når spørsmålsrunden er avsluttet (feks etter 24 eller 48 timer), sørger systemets rapport-generator for å systematisere og analysere tilbakemeldingene fra respondentene. Om det er tusenvis eller bare noen få, vil statistikk og grafikk genereres med et tastetrykk. Når spørsmålsrunden er avsluttet, har ordføreren (på vegne av de folkevalgte) muligheten for å kommentere tilbakemeldingene fra respondentene (Eksempelvis: «Det var overraskende at 80% av dere vil prioritere en ny skole framfor et nytt sykehjem. Følg med når saken skal til politisk behandling i mars». For internt bruk i kommunen kan rapport-generatoren lage statistikker som kan distribueres til nøkkelpersoner. I rapport-generator kan dataene analyseres og spesifiseres ytterligere. (Var det eksempelvis flere unge enn eldre som ville prioritere skole fremfor sykehjem, og var det forskjeller i synspunktene til kvinner og menn?)
Alle som deltar i spørsmålrunden vil fortløpende kunne følge med i tilbakemeldingene. Verktøyet gir en presis temperaturmåling i aktuelle saker. Tilbakemeldingene kan de folkevalgte benytte som de ønsker. Målet med GiMening™ er å øke det generelle engasjementet og deltagelsen -blant flest mulig innbyggere . Målet er også å legge best mulig til rette for at også de «lavmælte» blir sett og hørt. De som normalt ikke vil ta belastningen med å heve stemmen på et folkemøte eller i den offentlige debatten. I tillegg er målet med GiMening™ å gjøre gode folkevalgte bedre og tryggere i sine roller som ombudsmenn.
